CONVENTION ORGANISATION EVENEMENT DE TIR A L'ARC

EVENEMENT…………………………………………………..

 

CAHIERS DES CHARGES

 
 

Fédération Royale Marocaine De Tir à l’Arc (FRMTA).

 

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Organisateur……………………………..

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Définition

Un cahier des charges : « document écrit qui, dans le cadre d’un contrat administratif, détermine les obligations réciproques de l’administration et de son cocontractant ».

Déf. du Larousse 2001.

Le cahier des charges du ………………………………………………….., est un document écrit qui précise :

 Les exigences fédérales sur les règles et procédures à respecter dans l’organisation du Tournoi

 L’engagement de l’association organisatrice du Tournoi à respecter les exigences fédérales.

 Le soutien de la FRMTA dans l’organisation du championnat.

Objet

La Fédération Royale Marocaine de Tir à l’Arc (FRMTA) est plus que jamais attaché à la qualité des championnats et événements de tir à l’Arc  dont elle délègue l’organisation. Dans cet esprit, il a décidé l’élaboration d’un cahier des charges.

Les exigences de la FRMTA vis-à-vis de l’organisateur ont pour but de l’aider dans son organisation afin de valoriser la compétition dans cet esprit la FRMTA a la charge de superviser et d’homologuer toutes les compétitions au territoire national.

 La réussite de ce championnat passera par les principes suivants :

· Collaboration - Un travail de collaboration entre l’organisateur et la FRMTA assurera toute la qualité que l'on doit attendre d'une compétition.

· Respect - Les conditions de réussite d’un championnat international passent par le respect des loi en vigueur, du règlement de la compétition, du cahier des charges et des engagements mutuels.

Cadre de référence législatif et réglementaire :

  • Dahir n° 1-10-150 du 13 ramadan 1431(24 août 2010) portant promulgation de la loi n° 30-09 relative à l’éduction physique et aux sports (Bulletin Officiel n° 5888 du 26 Kaada 1431 (4 Novembre 2010 et bulletin officiel n° 5885 du 16 Dou Alkaada 1431 correspondant au 25 Octobre 2010).
  • Les décrets  n°2-10-628 DU 07 Hija 1432 (04 Novembre 2011) pris pour l'application de la loi 30-09 publiés respectivement  au bulletin officiel n°5997 du 24 dou hija 1432 (21 Novembre 2011) et au bulletin officiel n°6004 du 19 moharam 1433 (15 Décembre 2011).
  • Dahir n° 1-03-58 du 10 rabii I 1424 (12 mai 2003) portant promulgation de la loi n° 10-03 relative aux accessibilités.
  • Statut de la FRMTA.
  • dahir n° 1-58-008  du 4 chaabane 1377 (24 février 1958) 

Présentation générale :

La compétition…………………………………………….. est composé, pour chaque catégorie, d’un tir à …………… mètres et les phases finales……………..

Il permet de décerner le titre de champion du ……………………….. dans toutes les catégories. Son principal objectif reste d'offrir aux archers du ……….. une compétition de référence annuelle (en salle ou ext.).

La compétition……………………se déroule du ………..au …………………. A…………………… (lieu)

Règles et procédures d’organisation

Rôle de l’organisateur

Respect du cahier des charges

L’organisateur s’engage à respecter les lois en vigueur et toutes les consignes et instructions du cahier des charges et ainsi à garantir les meilleures conditions de déroulement de ce Championnat.

Durant la phase de préparation :

· Assurer le suivi et la préparation de la mise en place de la compétition.

· Assurer des relations avec le délégué technique de la FRMTA, durant toutes les phases de la compétition.

Durant  la phase de réalisation

· Superviser la compétition pour que la meilleure image possible en soit donnée aux archers et spectateurs.

· S’assurer en permanence du confort des archers et des arbitres.

· Le cas échéant, agir en fonction des décisions rendues par le jury d’appel.

· Organiser la cérémonie de remise des récompenses.

· Garantir la qualité et la conformité de l’affichage des partenaires privés et/ou Institutionnel ( MJS, CNOM, Wilaya, Conseil communaux, FRMTA, World Archery).

Préparation administrative de la compétition :

Programme

L’organisateur (…………) doit réaliser le mandat. Celui-ci doit être validé par la commission technique de la FRMTA. Ce document doit être réalisé au plus tard 3 mois avant la compétition et envoyé au moins 2 mois avant la date de la compétition.

Dans ce programme doivent apparaître :

· la compétition…………………

· Date et lieu de la compétition.

· Adresse du site de la compétition et plan d’accès.

· Les contacts des différents responsables organisateurs (adresse, tél., fax, e-mail)

· Tous les horaires de la compétition.

Inscription

  • Les inscriptions se font auprès du club organisateur.
  • Le montant de l’inscription est fixé en accord entre……………………..et la FRMTA.

Organisation des locaux

 

L’organisateur doit assurer la mise en place de la salle, la maintenance, les évolutions lors de la compétition et le rangement du matériel à l’issue de l’épreuve.

Il doit également s’assurer de la mise à disposition des locaux aux différents acteurs de la compétition (arbitres, médecin et ou secouristes le cas échéant, presse VIP, etc.)

Mise en place

Le site de la compétition comprend :

· L’espace de compétition muni de tous matériels nécessaire pour la compétition

  •  Drapeau des pays participants
  • Drapeau FRMTA, Drapeau Word Archery.

· Quelques buttes de tir pour l’entraînement des archers distance comprise entre ........ mètres ; est souhaitable selon la possibilité de l’organisateur.

· La zone du public.

· La zone de détente (buvette, stands d’exposition, etc.)

La mise en place de (…….lieu……) de compétition et d’entraînement doit être achevée 2 heures avant le début de la compétition.

La commission des arbitres devra pouvoir contrôler sa mise en place définitive, au plus tard 1 heure avant le début du Tir.

L’espace de tir de la compétition devra être conforme aux normes réglementaires en vigueur.

Sécurité

  • Le …………… doit souscrire une police d’assurance pour la responsabilité civile.
  • La salle de compétition et d’entraînement doit être sécurisée pour les archers et le public.

· La salle de compétition et d’entraînement doit être totalement close, rendant impossible l’accès ou le passage du public.

· Les espaces réservés aux compétiteurs et les espaces accessibles au public doivent être parfaitement délimités.

· Les accès aux espaces de tir doivent toujours se faire en arrière du pas de tir.

· Les cibles doivent être solidement fixées au chevalet ou sur le mur de tir. Elles seront de bonne qualité et devront permettre aux flèches de s’y ficher sans s’abîmer.

· Toutes les lignes délimitant les zones de tir et d’attente doivent être conformes et parfaitement visibles par les archers.

· Il faut également interdire de fumer dans …………. (Compétition et entraînement.).

Normes techniques

Il doit pouvoir aligner au minimum ………. cibles permettant la mise en place d’un rythme AB-CD.

La longueur de l’espace de tir, la disposition des cibles et toutes les mesures réglementaires liées à l’organisation d’un tir en salle, sont définies selon les règlements fédéraux en vigueur. Ils doivent être respectés par l’organisateur.

Du coté des arbitre du ………………………. la fédération affecte des arbitres reconnue par la FRMTA

Maintenance et évolution

L'anticipation doit être l’une des règles de base de l’équipe de salle qui doit :

· Assurer le confort et la sécurité des archers et des arbitres (changement de blasons, contrôle de l’état des cibles, etc.).

· Préparer et organiser les différentes phases de la compétition qui devront se dérouler et s’enchaîner dans les délais et  les conditions initialement prévus.

Accueil, greffe et résultats :

L’espace pour l’accueil et le greffe doit être suffisamment grand pour y accueillir plusieurs personnes en même temps. Cet espace doit être parfaitement fléché depuis le parking.

Avant et pendant la compétition

  • Affichage de la liste des participants une semaine avant la date de la compétition.
  • Prévoir la répartition des archers sur les cibles - Préparation des feuilles de marque.

· Contrôler les inscriptions des archers : certificat médical et certificat de sur classement si nécessaire.

· Communiquer aux archers l’attribution des cibles. La répartition des archers sur les cibles doit être affichée à l’accueil/greffe et dans la salle où les archers pourront les consulter aisément.

Calcul des résultats

L’……………. devra utiliser le logiciel agréer par la FRMTA.

Le responsable de la gestion des résultats doit coordonner toute la chaîne qui va, du recueil des scores en cible, jusqu’à leur affichage (papier, informatique) pendant et après la compétition.

Les missions de ce responsable, au fur et à mesure du déroulement des tirs, sont les suivantes :

1. Avant les tirs : installer 1 panneau d’affichage à l’accueil et 1 dans la salle derrière la zone d’attente. Ces panneaux serviront essentiellement à afficher :

· La répartition des archers sur les cibles.

· Les résultats intermédiaires et définitifs.

2. Après les tirs :

· Produire, diffuser et afficher les résultats définitifs.

· Fournir un exemplaire des résultats définitifs au responsable des arbitres.

  •  Les résultats doivent être diffusés sur internet ( site FRMTA,………. et site compétition).

Services d’intendance

Le service d’intendance de ……………………….. doit assurer la restauration des participants et des visiteurs du début à la fin de la compétition et lui garantir un lieu d’aisance propre et bien équipé.

Buvette : Point de restauration permanente :

Cette équipe doit assurer la mise en place d’un point de restauration (buvette) durant toute la durée de la compétition,

Des boissons peuvent être servies à condition :

1. Avoir obtenu l’autorisation du (Conseil / commune).

2. Pas d’alcool pendant la compétition. Aviser les compétiteurs par voie d’affiche, à la buvette, de l’extrait de loi qui précise que la trace d’alcool dans le sang est considérée comme un acte de dopage.

Toilettes

Même si cela paraît évident, surtout ne pas oublier ce point très important pour le confort des archers et visiteurs (signalisation – eau).

Communication

Ce service aura pour mission de valoriser les résultats, les performances et de communiquer en externe (Presse locale, nationale ou internationale) vers le public.

Avant la compétition

Il prendra contact avec la FRMTA, pour organiser les conférences et relations presse, 

Pendant la compétition

Accueillir et accompagner les journalistes et les personnalités en collaboration avec la FRMTA.

Soigner le protocole de la remise des prix qui doit être précisé en accord avec la FRMTA avant la compétition.

Après la compétition

Envoyer les résultats et commentaires en externe (Presse Locale, nationale et internationale etc.).en collaboration avec la commission de la communication de la FRMTA.

Fait ................... le ______________

L’organisateur

 
 

 

 

 

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Fédération Royale Marocaine De Tir à l’Arc

 
 

 

 

 

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